Datenschutzerklärung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie TalentWide SA Personendaten im Zusammenhang mit der Website und der Anwendung DiagNow bearbeitet. Diese Datenverarbeitung und die Verarbeitung personenbezogener Daten werden nach dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG/revDSG) und, soweit anwendbar, der DSGVO beschrieben.

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

TalentWide SA
Rue de Lausanne 127, 1202 Genf, Schweiz
UID: CHE-260.347.514
Datenschutzkontakt: info@diagnow.ch

2. Jeweilige Rollen

TalentWide SA ist verantwortlich für die Bearbeitungen im Zusammenhang mit der Website, den Benutzerkonten, der Sicherheit, der Abrechnung, dem Support, der Produktanalyse und dem Betrieb der Plattform.

Bei Geschäftsdaten, die eine Organisation in DiagNow eingibt, insbesondere zu ihren Kunden, Kontakten, Berichten, Fotos, Plänen, Offerten, Rechnungen, Terminen und Kommentaren, bleibt die nutzende Organisation dafür verantwortlich zu bestimmen, ob sie diese Daten erheben und bearbeiten darf. TalentWide SA ist in diesem Fall als technischer Dienstleister tätig, um diese Daten im Rahmen des Dienstes zu hosten, zu bearbeiten, anzuzeigen, zu exportieren und zu sichern.

3. Bearbeitete Daten

Je nach Ihrer Nutzung von DiagNow können wir die folgenden Kategorien bearbeiten:

Kategorie	Beispiele
Benutzerkonto	Name, Vorname, E-Mail-Adresse, gehashtes Passwort, Präferenzen, Unterschrift, Berufsbezeichnung und Sicherheitseinstellungen.
Organisation	Firmenname, Adresse, Rechnungs-E-Mail-Adresse, Unternehmenseinstellungen, Mitglieder, Rollen, Einladungen sowie Benutzer- und Speicherkontingente.
Abonnement und Abrechnung	Gewähltes Paket, kostenlose Testphase, Anzahl der Benutzer, gebuchter Speicherplatz, Abonnementstatus, Abonnementverlauf und Abrechnungsportal.
Geschäftsdaten	Kunden, Kontakte, Offerten, Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen, Schadstoffberichte, VDI-Berichte, Pläne, Fotos, Anhänge, Kommentare, Termine und PDF-Exporte.
Potenziell sensible Daten	Von Benutzern hochgeladene Fotos, Unterschriften, Dokumente oder Kommentare, die je nach Inhalt Personendaten enthalten können.
Versandkonfiguration	SMTP-Einstellungen, Host, Port, Benutzername, verschlüsseltes Passwort, Empfänger, Betreffzeilen und Inhalte geplanter E-Mails.
Technische Daten	IP-Adresse, User-Agent, Sitzungskennungen, Sicherheitsprotokolle, Anwendungsfehler, Zeitstempel und für den ordnungsgemässen Betrieb erforderliche Metadaten.
Produktanalyse	Aufgerufene Seiten, Klicks, übermittelte Formulare, Registrierungsablauf, kostenlose Testphase, Abonnement, Modulnutzung, Einwilligungsentscheidungen und technische Daten zum Laden des Tag Managers.
Kontakt und Support	Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Nachricht, allfällige Anhänge, Datum und IP-Adresse beim Absenden.
Android-App und Synchronisierung	Gerätekennung, Synchronisierungstoken, Verbindungsstatus, lokal für den Offline-Modus gespeicherte Geschäftsdaten und Dateien sowie mit Ihrer Erlaubnis ausgewählte Fotos, Pläne oder Dokumente.

4. Bearbeitungszwecke

Die Daten werden ausschliesslich für bestimmte Zwecke bearbeitet, insbesondere um:

• Benutzerkonten und Organisationen zu erstellen und zu verwalten.
• Die DiagNow-Module bereitzustellen: Berichte, CRM, Offerten, Rechnungen, Kalender, PDF-Exporte, Kundenportal und Einstellungen.
• Sicherheit, Authentifizierung, Missbrauchsprävention und die Trennung der Organisationen zu gewährleisten.
• Die kostenlose Testphase, Abonnements, Zahlungen, Rechnungen und Zugänge zum Dienst zu verwalten.
• Unterstützung zu leisten, Kontaktanfragen zu beantworten und technische Probleme zu beheben.
• Die tatsächliche Produktnutzung zu messen, um Abläufe zu verstehen, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, Entwicklungen zu priorisieren und wenig genutzte Funktionen zu erkennen.
• Von der Organisation gewählte Integrationen auszuführen, insbesondere Bexio, schweizerische Geodatenquellen und Kartendienste. Derzeit wird kein externes LIMS in Produktion eingesetzt.
• Die Android-App, Fotoaufnahmen, den Zugriff auf angeforderte Dateien und die sichere Synchronisierung einschliesslich einer vorübergehenden Offline-Nutzung bereitzustellen.
• Gesetzliche Verpflichtungen, insbesondere in den Bereichen Buchhaltung, Steuern und Sicherheit, einzuhalten.

5. Auftragsbearbeiter und Empfänger

Wir setzen eine begrenzte Anzahl von Dienstleistern ein, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind:

Dienstleister	Aufgabe	Hauptstandort
Infomaniak Network SA	Hosting der Anwendung, der Datenbank, der Dateien und der Sicherungskopien.	Schweiz
Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc.	Online-Zahlungen, Abonnements, Abrechnungsportal, Zahlungsmittel, Rechnungen und Zahlungsereignisse.	Europäische Union / Vereinigte Staaten, je nach genutzten Diensten
PostHog	Produktanalyse, Nutzungsereignisse, Registrierungsablauf, Abonnement und Nutzung der Anwendung.	PostHog Cloud EU, AWS-Region eu-central-1, Frankfurt (Deutschland)
Google Tag Manager — Google Ireland Limited / Google LLC	Laden und Verwalten des Tag-Containers sowie Übermittlung von Einwilligungssignalen an kompatible Google-Tags.	Europäische Union / Vereinigte Staaten, abhängig von der Google-Infrastruktur
Von der Organisation konfigurierter SMTP-Dienstleister	E-Mail-Versand über den von der Organisation gewählten und konfigurierten externen Anbieter. DiagNow stellt keinen SMTP-Server bereit.	Je nach dem von der Organisation gewählten Dienstleister
bexio AG (wenn von der Organisation aktiviert)	Synchronisierung der von der Organisation gewählten Kontakte, Offerten, Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltungsreferenzen.	Schweiz
swisstopo, GWR/MADD des BFS und SITG Genf	Suche nach Adressen, Gebäuden, Grundstücken und Katasterinformationen aus öffentlichen schweizerischen Quellen.	Schweiz
OpenStreetMap Foundation / Nominatim	Geokodierung und umgekehrte Geokodierung einer Adresse oder von Koordinaten bei Nutzung dieser Funktion.	Vereinigtes Königreich / Europa je nach Infrastruktur des Dienstes
Externe LIMS	Derzeit wird kein externes LIMS in Produktion eingesetzt. Diese Richtlinie wird vor der Aktivierung eines solchen Dienstes aktualisiert.	Derzeit nicht anwendbar
Google Maps oder Apple Karten (bei ausdrücklichem Öffnen)	Öffnen einer Adresse oder Route in der auf dem Gerät gewählten Karten-App.	Europäische Union / Vereinigte Staaten je nach Anbieter und Gerät
Google Play / Android	Verteilung und Aktualisierung der Android-App, Plattformsicherheit und von Google bereitgestellte Diagnosen.	Europäische Union / Vereinigte Staaten je nach Google-Infrastruktur

Es werden keine Personendaten verkauft. Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies für den Betrieb, die Zahlungsabwicklung, Sicherheit, Support, Produktanalyse, E-Mail-Versand, Geokodierung, Kartendarstellung oder eine von der Organisation aktivierte Integration erforderlich ist oder wenn das Gesetz dies verlangt.

6. Speicherort und Datenübermittlungen

Die Anwendung, die Datenbank, die Dateien und die Sicherungskopien werden bei Infomaniak in der Schweiz gehostet. PostHog Cloud EU wird in der AWS-Region eu-central-1 in Frankfurt, Deutschland, betrieben; laut PostHog werden Ereignisdaten, Benutzerdaten und das Produkt dieser europäischen Instanz nicht in die Vereinigten Staaten übertragen. Stripe, Google, Google Play/Android, OpenStreetMap/Nominatim, Apple und der von der Organisation gewählte SMTP-Anbieter können die erforderlichen Daten je nach Dienst in der Europäischen Union oder anderen Ländern bearbeiten. Bexio und offizielle schweizerische Geodatenquellen bearbeiten Daten hauptsächlich in der Schweiz. Derzeit wird kein externes LIMS in Produktion eingesetzt. Bei Übermittlungen in ein Land ohne anerkannt angemessenes Schutzniveau stützen wir uns auf die vertraglichen Garantien und Massnahmen des betreffenden Dienstleisters.

7. Produktanalyse und Tag-Verwaltung

Mit Ihrer Einwilligung verwendet DiagNow PostHog, um zu verstehen, wie die Website und die Anwendung genutzt werden: aufgerufene Seiten und Routen, Arten von Klicks und Formularen, Abläufe bis zur kostenlosen Testphase, Kontoerstellung, Erstellung einer Organisation, Checkout und Nutzung der wichtigsten Module. Eine Ablehnung verhindert die Nutzung des Dienstes nicht. Die Seiten des Plattform-Administrationsdashboards senden keine Ereignisse an PostHog und laden weder PostHog noch Google Tag Manager.

Session Replay ist nach Einwilligung auf öffentliche Präsentationsseiten beschränkt. Es wird niemals in der angemeldeten Anwendung oder im Administrationsdashboard gestartet. Auf öffentlichen Seiten werden Eingabefelder maskiert; der Support sowie als sensibel gekennzeichnete Bereiche sind von der Aufzeichnung ausgeschlossen. Sitzungsaufzeichnungen werden höchstens 30 Tage aufbewahrt. Analyseereignisse schliessen Freitext, Geschäftsinhalte, Nachrichten, detaillierte Fehlermeldungen, Token oder andere Geheimnisse aus. PostHog erhält für Benutzer und Organisationen ausschliesslich interne Kennungen, niemals deren E-Mail-Adresse oder Namen in den Analyseeigenschaften.

Google Tag Manager wird auf den Seiten geladen, um den Container GTM-PPXWSRVL zu verwalten. Vor jeder Entscheidung übermittelt DiagNow Analyse- und Werbestatus als abgelehnt. Durch die Zustimmung wird nur der Analysespeicher erlaubt; Werbespeicher und Werbenutzungen bleiben abgelehnt. Beim Laden des Containers können die IP-Adresse, übliche technische Anfragedaten, der Website-Ursprung und der Einwilligungsstatus an Google übermittelt werden. Jedes neue Tag oder jeder neue Zweck im Container muss diese Auswahl beachten und vor der Aktivierung hier dokumentiert werden.

Sie können Ihre Auswahl jederzeit über unsere Cookie-Richtlinie annehmen, ablehnen oder ändern. Ihre Auswahl wird im lokalen Speicher Ihres Browsers gespeichert.

8. Zahlungen

Zahlungen und Abonnements werden von Stripe verarbeitet. Wenn Sie den Checkout oder das Abrechnungsportal auf der Website aufrufen, kann Stripe die für Zahlung, Betrugsprävention, Abrechnung und Verwaltung des Abonnements erforderlichen Informationen bearbeiten. Die Android-App zeigt keine Stripe-Zahlung und keinen Kauflink an. DiagNow speichert keine vollständigen Zahlungskartennummern.

9. E-Mails und SMTP

DiagNow stellt weder einen E-Mail-Versanddienst noch einen SMTP-Server bereit. Die Organisation oder der Benutzer verbindet den eigenen E-Mail-Anbieter, um automatische E-Mails, Offerten, Rechnungen, Berichte und Nachrichten über die eigene Adresse zu versenden. SMTP-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nur für den Aufbau dieser Verbindung verwendet. Wir lesen das E-Mail-Postfach des Benutzers nicht. Bei E-Mails, die über DiagNow geplant oder versendet werden, bearbeiten wir die Empfänger, den Betreff, den Nachrichteninhalt und die für den Versand erforderlichen Anhänge. Bedingungen und Ort der Bearbeitung hängen vom gewählten Anbieter ab.

10. Android-App und Offline-Kopien

Die Android-App kann auf dem Gerät eine lokale Datenbank und Kopien von Geschäftsdaten, Fotos, Plänen und Dokumenten speichern, damit diese bei vorübergehend fehlender Verbindung angezeigt, erfasst und synchronisiert werden können. Diese Daten unterliegen der Kontrolle von Android und können nach der Abmeldung auf dem Gerät verbleiben.

Bei der Kontolöschung werden mobile Sitzungen und Token serverseitig widerrufen und jede weitere Synchronisierung verhindert. Ein Server kann jedoch keine Kopie aus der Ferne löschen, wenn sich ein Gerät nie wieder verbindet. Für eine sofortige Löschung auf dem Gerät muss der Benutzer die DiagNow-App-Daten in den Android-Einstellungen löschen oder die App deinstallieren.

Der Zugriff auf Kamera, Fotos, Dateien oder Benachrichtigungen wird nur für die angeforderte Funktion verwendet und hängt von den in Android gewährten Berechtigungen ab. Google Play und Android können gemäss den Konto- und Geräteeinstellungen eigene technische und diagnostische Daten bearbeiten.

11. Aufbewahrungsfristen

• Aktives Konto: während der Nutzungsdauer des Dienstes.
• Gelöschtes Konto: Löschung oder Anonymisierung innerhalb einer angemessenen Frist, sofern keine gesetzliche Pflicht oder Sicherheitsnotwendigkeit entgegensteht.
• Organisationsdaten: werden während der Vertragsdauer aufbewahrt und danach gemäss den vereinbarten Bedingungen gelöscht oder zum Export bereitgestellt.
• Buchhaltungsunterlagen: ausgestellte Rechnungen, Zahlungen und tatsächlich aufbewahrungspflichtige Belege werden insbesondere gemäss Art. 958f OR während 10 Jahren ab Ende des betreffenden Geschäftsjahres aufbewahrt. Bei der Schliessung einer Organisation werden diese Unterlagen von den operativen Daten getrennt und in einem versiegelten Rechtsarchiv abgelegt, das die Identität der Organisation, Referenzen und Integritätsprüfwerte für eine spätere Zuordnung bewahrt. Dieses Archiv ist nur für berechtigte Administratoren zugänglich und wird nach Fristablauf gelöscht, sofern keine rechtliche Sperre besteht. Entwürfe und einfache Offerten sind nicht automatisch zehn Jahre aufzubewahrende Buchhaltungsunterlagen.
• Technische und Sicherheitsprotokolle: werden so lange aufbewahrt, wie dies für Sicherheit, Diagnose und Missbrauchsprävention erforderlich ist.
• PostHog-Daten: Sitzungsaufzeichnungen werden höchstens 30 Tage aufbewahrt. Analyseereignisse folgen der im PostHog-Projekt konfigurierten Dauer oder werden nach einem geprüften Löschantrag gelöscht.
• Kontakt-/Supportanfragen: werden so lange aufbewahrt, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage und die Vertriebs- oder Supportnachverfolgung erforderlich ist.

12. Sicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Massnahmen um, insbesondere:

• HTTPS-Verschlüsselung der Kommunikation.
• Speicherung der Passwörter in gehashter Form.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung ist verfügbar.
• Verschlüsselung sensibler Geheimnisse, beispielsweise SMTP-Passwörter.
• Trennung der Organisationen und Kontrolle der Zugriffsrechte.
• Sicherungskopien und Kontinuitätsmassnahmen beim Hosting-Anbieter.
• Beschränkung interner Zugriffe auf betriebliche, Support- und Sicherheitszwecke.

13. Rechte der betroffenen Personen

Gemäss DSG können Sie Auskunft über Ihre Personendaten, deren Berichtigung oder Löschung verlangen, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind, sowie Informationen über deren Bearbeitung anfordern. Sie können zudem bestimmten Bearbeitungen widersprechen, soweit das Gesetz dies zulässt.

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter info@diagnow.ch und beschreiben Sie Ihr Anliegen eindeutig. Falls erforderlich, können wir einen Identitätsnachweis verlangen. Sie können sich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

Betrifft Ihre Anfrage Daten, die von einer nutzenden Organisation in DiagNow eingegeben wurden, müssen wir die Anfrage möglicherweise an diese Organisation weiterleiten oder mit ihr koordinieren, da sie für ihre eigenen Geschäftsdaten verantwortlich bleibt.

Die ausführliche Anleitung zur Löschung eines DiagNow-Kontos ist öffentlich zugänglich.

14. Cookies

DiagNow verwendet Cookies, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind, insbesondere für Sitzungen, CSRF-Sicherheit und Präferenzen. Der Zahlungsdienstleister kann beim Checkout oder im Abrechnungsportal Cookies verwenden. Google Tag Manager wird mit standardmässig abgelehnten optionalen Speichern geladen; PostHog und optionale Mess-Tags werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert. Google-Werbespeicher bleiben abgelehnt. Weitere Einzelheiten oder die Möglichkeit, Ihre Auswahl zu ändern, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

15. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden, um rechtlichen, technischen oder funktionalen Entwicklungen Rechnung zu tragen. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben auf der Seite angegeben. Bei einer wesentlichen Änderung können wir die Benutzer per E-Mail, durch eine Mitteilung in der Anwendung oder durch eine Nachricht auf der Website informieren.