Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie TalentWide SA Personendaten im Zusammenhang mit der Website und der Anwendung DiagNow bearbeitet. Sie wurde in Übereinstimmung mit dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG/revDSG) und, soweit anwendbar, der DSGVO erstellt.

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

TalentWide SA
Rue de Lausanne 127, 1202 Genf, Schweiz
UID: CHE-260.347.514
Datenschutzkontakt: info@diagnow.ch

2. Jeweilige Rollen

TalentWide SA ist verantwortlich für die Bearbeitungen im Zusammenhang mit der Website, den Benutzerkonten, der Sicherheit, der Abrechnung, dem Support, der Produktanalyse und dem Betrieb der Plattform.

Bei Geschäftsdaten, die eine Organisation in DiagNow eingibt, insbesondere zu ihren Kunden, Kontakten, Berichten, Fotos, Plänen, Offerten, Rechnungen, Terminen und Kommentaren, bleibt die nutzende Organisation dafür verantwortlich zu bestimmen, ob sie diese Daten erheben und bearbeiten darf. TalentWide SA ist in diesem Fall als technischer Dienstleister tätig, um diese Daten im Rahmen des Dienstes zu hosten, zu bearbeiten, anzuzeigen, zu exportieren und zu sichern.

3. Bearbeitete Daten

Je nach Ihrer Nutzung von DiagNow können wir die folgenden Kategorien bearbeiten:

Kategorie	Beispiele
Benutzerkonto	Name, Vorname, E-Mail-Adresse, gehashtes Passwort, Präferenzen, Unterschrift, Berufsbezeichnung und Sicherheitseinstellungen.
Organisation	Firmenname, Adresse, Rechnungs-E-Mail-Adresse, Unternehmenseinstellungen, Mitglieder, Rollen, Einladungen sowie Benutzer- und Speicherkontingente.
Abonnement und Abrechnung	Gewähltes Paket, kostenlose Testphase, Anzahl der Benutzer, gebuchter Speicherplatz, Abonnementstatus, Abonnementverlauf und Abrechnungsportal.
Geschäftsdaten	Kunden, Kontakte, Offerten, Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen, Schadstoffberichte, VDI-Berichte, Pläne, Fotos, Anhänge, Kommentare, Termine und PDF-Exporte.
Potenziell sensible Daten	Von Benutzern hochgeladene Fotos, Unterschriften, Dokumente oder Kommentare, die je nach Inhalt Personendaten enthalten können.
Versandkonfiguration	SMTP-Einstellungen, Host, Port, Benutzername, verschlüsseltes Passwort, Empfänger, Betreffzeilen und Inhalte geplanter E-Mails.
Technische Daten	IP-Adresse, User-Agent, Sitzungskennungen, Sicherheitsprotokolle, Anwendungsfehler, Zeitstempel und für den ordnungsgemässen Betrieb erforderliche Metadaten.
Produktanalyse	Aufgerufene Seiten, Klicks, übermittelte Formulare, Registrierungsablauf, kostenlose Testphase, Abonnement sowie Nutzung der Module CRM, Berichte, Kalender und Einstellungen.
Kontakt und Support	Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Nachricht, allfällige Anhänge, Datum und IP-Adresse beim Absenden.

4. Bearbeitungszwecke

Die Daten werden ausschliesslich für bestimmte Zwecke bearbeitet, insbesondere um:

• Benutzerkonten und Organisationen zu erstellen und zu verwalten.
• Die DiagNow-Module bereitzustellen: Berichte, CRM, Offerten, Rechnungen, Kalender, PDF-Exporte, Kundenportal und Einstellungen.
• Sicherheit, Authentifizierung, Missbrauchsprävention und die Trennung der Organisationen zu gewährleisten.
• Die kostenlose Testphase, Abonnements, Zahlungen, Rechnungen und Zugänge zum Dienst zu verwalten.
• Unterstützung zu leisten, Kontaktanfragen zu beantworten und technische Probleme zu beheben.
• Die tatsächliche Produktnutzung zu messen, um Abläufe zu verstehen, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, Entwicklungen zu priorisieren und wenig genutzte Funktionen zu erkennen.
• Gesetzliche Verpflichtungen, insbesondere in den Bereichen Buchhaltung, Steuern und Sicherheit, einzuhalten.

5. Auftragsbearbeiter und Empfänger

Wir setzen eine begrenzte Anzahl von Dienstleistern ein, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind:

Dienstleister	Aufgabe	Hauptstandort
Infomaniak Network SA	Hosting der Anwendung, Datenbank, Speicher, Sicherungskopien und Service-E-Mails.	Schweiz
Sicherer Zahlungsdienstleister	Online-Zahlungen, Abonnements, Abrechnungsportal, Zahlungsmittel, Rechnungen und Zahlungsereignisse.	Europäische Union / Vereinigte Staaten, je nach genutzten Diensten
PostHog	Produktanalyse, Nutzungsereignisse, Registrierungsablauf, Abonnement und Nutzung der Anwendung.	Europäische Union, wenn PostHog EU Hosting konfiguriert ist
Von der Organisation konfigurierter SMTP-Dienstleister	Versand von E-Mails über die Adresse der Organisation, wenn diese ihren eigenen SMTP-Server konfiguriert.	Je nach dem von der Organisation gewählten Dienstleister

Es werden keine Personendaten verkauft. Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies für den Betrieb des Dienstes, die Zahlungsabwicklung, die Sicherheit, den Support, die Produktanalyse oder den vom Benutzer angeforderten E-Mail-Versand erforderlich ist oder wenn das Gesetz dies verlangt.

6. Speicherort und Datenübermittlungen

Die wichtigsten Anwendungsdaten werden bei Infomaniak in der Schweiz gehostet. Bestimmte für Zahlungen oder Produktanalysen erforderliche Dienstleister können Daten in der Europäischen Union oder in anderen Ländern bearbeiten. Werden Daten in ein Land übermittelt, dessen Schutzniveau nicht als angemessen anerkannt ist, stützen wir uns auf die vertraglichen Garantien und Massnahmen des betreffenden Dienstleisters.

7. Produktanalyse mit PostHog

Mit Ihrer Einwilligung verwendet DiagNow PostHog, um zu verstehen, wie die Website und die Anwendung genutzt werden: aufgerufene Seiten und Routen, Arten von Klicks und Formularen, Abläufe bis zur kostenlosen Testphase, Kontoerstellung, Erstellung einer Organisation, Checkout und Nutzung der wichtigsten Module. Das PostHog SDK und Session Replay werden erst nach Ihrer Zustimmung geladen. Eine Ablehnung verhindert die Nutzung des Dienstes nicht.

Für Session Replay gilt ein verstärkter Schutz: Alle Eingabefelder und sensiblen Geschäftsbereiche bleiben maskiert, während Bilder, Dokumente, Canvas-Elemente und Medien blockiert werden. Öffentliche Texte und die visuelle Struktur können sichtbar bleiben, damit die Abläufe nachvollziehbar sind. URLs werden durch eine Analyse-Route ohne Parameter ersetzt, und Analyseereignisse schliessen Freitext, Inhalte, Bezeichnungen, Nachrichten, detaillierte Fehlermeldungen, Token oder andere Geheimnisse aus. PostHog erhält für Benutzer und Organisationen ausschliesslich interne Kennungen, niemals deren E-Mail-Adresse oder Namen in den Analyseeigenschaften.

Sie können Ihre Auswahl jederzeit über unsere Cookie-Richtlinie annehmen, ablehnen oder ändern. Ihre Auswahl wird im lokalen Speicher Ihres Browsers gespeichert.

8. Zahlungen

Zahlungen und Abonnements werden von einem sicheren Zahlungsdienstleister verarbeitet. Wenn Sie den Checkout oder das Abrechnungsportal aufrufen, kann dieser Dienstleister die für die Zahlung, Betrugsprävention, Abrechnung und Verwaltung des Abonnements erforderlichen Informationen bearbeiten. DiagNow speichert keine vollständigen Zahlungskartennummern.

9. E-Mails und SMTP

DiagNow ermöglicht die Verbindung mit einem SMTP-Server, um Offerten, Rechnungen, Berichte und Nachrichten über die Adresse der Organisation zu versenden. SMTP-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Wir lesen das E-Mail-Postfach des Benutzers nicht. Bei E-Mails, die über DiagNow geplant oder versendet werden, bearbeiten wir die Empfänger, den Betreff, den Nachrichteninhalt und die für den Versand erforderlichen Anhänge.

10. Aufbewahrungsfristen

• Aktives Konto: während der Nutzungsdauer des Dienstes.
• Gelöschtes Konto: Löschung oder Anonymisierung innerhalb einer angemessenen Frist, sofern keine gesetzliche Pflicht oder Sicherheitsnotwendigkeit entgegensteht.
• Organisationsdaten: werden während der Vertragsdauer aufbewahrt und danach gemäss den vereinbarten Bedingungen gelöscht oder zum Export bereitgestellt.
• Buchhaltungsunterlagen: werden gemäss den schweizerischen Rechnungslegungsvorschriften 10 Jahre lang aufbewahrt.
• Technische und Sicherheitsprotokolle: werden so lange aufbewahrt, wie dies für Sicherheit, Diagnose und Missbrauchsprävention erforderlich ist.
• PostHog-Daten: werden entsprechend der Konfiguration des Tools und den Anforderungen der Produktanalyse aufbewahrt.
• Kontakt-/Supportanfragen: werden so lange aufbewahrt, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage und die Vertriebs- oder Supportnachverfolgung erforderlich ist.

11. Sicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Massnahmen um, insbesondere:

• HTTPS-Verschlüsselung der Kommunikation.
• Speicherung der Passwörter in gehashter Form.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung ist verfügbar.
• Verschlüsselung sensibler Geheimnisse, beispielsweise SMTP-Passwörter.
• Trennung der Organisationen und Kontrolle der Zugriffsrechte.
• Sicherungskopien und Kontinuitätsmassnahmen beim Hosting-Anbieter.
• Beschränkung interner Zugriffe auf betriebliche, Support- und Sicherheitszwecke.

12. Rechte der betroffenen Personen

Gemäss DSG können Sie Auskunft über Ihre Personendaten, deren Berichtigung oder Löschung verlangen, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind, sowie Informationen über deren Bearbeitung anfordern. Sie können zudem bestimmten Bearbeitungen widersprechen, soweit das Gesetz dies zulässt.

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter info@diagnow.ch und beschreiben Sie Ihr Anliegen eindeutig. Falls erforderlich, können wir einen Identitätsnachweis verlangen. Sie können sich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

Betrifft Ihre Anfrage Daten, die von einer nutzenden Organisation in DiagNow eingegeben wurden, müssen wir die Anfrage möglicherweise an diese Organisation weiterleiten oder mit ihr koordinieren, da sie für ihre eigenen Geschäftsdaten verantwortlich bleibt.

13. Cookies

DiagNow verwendet Cookies, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind, insbesondere für Sitzungen, CSRF-Sicherheit und Präferenzen. Der Zahlungsdienstleister kann beim Checkout oder im Abrechnungsportal Cookies verwenden. PostHog darf seine Cookies oder ähnliche Technologien erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung einsetzen. Es werden keine Werbe-Cookies gesetzt. Weitere Einzelheiten oder die Möglichkeit, Ihre Auswahl zu ändern, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

14. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden, um rechtlichen, technischen oder funktionalen Entwicklungen Rechnung zu tragen. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben auf der Seite angegeben. Bei einer wesentlichen Änderung können wir die Benutzer per E-Mail, durch eine Mitteilung in der Anwendung oder durch eine Nachricht auf der Website informieren.